Ergänzung der Datenschutzerklärung: Besuch und Durchführung digitaler Veranstaltungs-, Event- und Serviceformate

Die folgenden Angaben sollen die allgemeine Datenschutzerklärung der Energietage ergänzen um Informationen zum Umgang mit Ihren Daten im Rahmen der digitalen Veranstaltungsdurchführung. Zu Ihren Rechten sowie zu Ansprechpartnern hinsichtlich unseres Datenschutzes schauen Sie bitte dort.

Stand: 2. Juni 2020

Im Rahmen der Energietage 2020 (vgl. auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen) sind unterschiedliche digitale Veranstaltungs-, Event- und Service-Formate durch Teilnehmer*innen über das Internet besuchbar. Über den Umgang mit Ihren persönlichen Daten im Rahmen der Durchführung dieser digitalen Formate wollen wir Ihnen im Folgenden zusätzliche Klarheit verschaffen.

Bitte beachten Sie, dass die Angaben in Einzelfällen ein verallgemeinerndes Bild über die genutzten Plattformen geben, über die exakte Datenverarbeitung durch eine einzelne Plattform klären Sie die jeweiligen Datenschutzerklärungen der Plattformen auf.

Über die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Plattformen werden Sie immer auch beim Starten der jeweiligen Plattform bzw. beim Eintreten in das entsprechende Format gesondert informiert.

Webseiten-Login, Cookie

Um die Logindaten für digitale Veranstaltungen abrufen zu können, müssen Sie sich im Regelfalle unter www.energietage.de mit einer individuellen Zugangskennung, die Sie nach Anmeldung zum Gesamtprogramm erhalten haben, einloggen.

Bei diesem Login setzt unser System ein sog. Cookie (vgl. Datenschutzerklärung), das Sie am entsprechenden Veranstaltungstag als legitimer Nutzer identifiziert. Dieses Verfahren ist technisch seitens unserer Webseite zwingend notwendig.

Das Cookie ist nur am entsprechenden Tage gültig und verliert seine Gültigkeit automatisch am Login-Tag um 00:00 Uhr. Es wird ausschließlich von unserem System verwendet, um Ihren rechtmäßigen Login festzustellen und hat ansonsten keine weitere Funktion.

Durchführung, Datenerhebung durch Plattformen

In der Regel werden diese Formate über externe technische Plattformen durchgeführt. Sollten Sie an einem Einzelevent teilnehmen, so werden Ihre persönlichen Daten je nach Plattform und entsprechender Konfigurationen dieser in unterschiedlichem Umfang verarbeitet.

Die Haupt- sowie die Einzelveranstalter der Energietage führen ihre Veranstaltungen jeweils in eigener Verantwortung durch und wählen auch die jeweilige technische Plattform hierfür eigenverantwortlich aus. Daten, die Sie bei der individuellen Anmeldung zu einer digitalen Veranstaltung auf der entsprechenden Plattform angeben, werden damit der Plattformbetreiberin und auch der jeweiligen Veranstalterin des Formats bekannt.

Im Regelfalle erheben diese Plattformen bei der Nutzung Ihre Telemetriedaten (IP-Adresse, Zeitstempel, ggf. verwendete Software (z.B. Betriebssystem/Browser) und Hardware (z.B. Webcam, Mikrofon), Ihre zur Anmeldung eingegebenen persönlichen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse) und bei entsprechender Freigabe durch Sie Ihr Kamerabild, Ihren Ton, Texteingaben (Chat) und durch Sie geteilte Inhalte (Desktop, Einzelanwendungen etc.).

Legitime Zwecke dieser Datenverarbeitung sind die grundlegende Durchführbarkeit der digitalen Formate (ordnungsgemäße Vertragserbringung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO), also die Ermöglichung Ihrer interaktiven Teilnahme, sowie die Sicherung möglicher Rechtsansprüche im Schadensfalle.

Genutzte Plattformen

Im Folgenden wollen wir Ihnen kurz die durch uns und unsere Mitveranstalter hauptsächlich genutzten technischen Plattformen benennen und auf deren allgemeine Datenschutzerklärungen verweisen, in denen Sie jeweils Details zur Datenverarbeitung durch die entsprechenden Anbieter nachlesen können. Mit Klick auf den Namen/Link kommen Sie auf die externe Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

Ein Sonderfall sind die – als besonders datenschutzfreundlich bekannten – Plattformen Jitsi und Big Blue Button. Da diese Plattformen in der Regel auf eigenem Server gehostet werden (Open Source-Lösungen), können wir hier keine allgemeinen Datenschutzerklärungen verlinken. Bitte beachten Sie die entsprechenden Hinweise im jeweiligen digitalen Event. Eine Datenverarbeitung erfolgte hier lediglich durch die jeweiligen Mitveranstalter und ggf. beauftragte Dienstleister für den technischen Betrieb (z.B. Hosting).

Aufzeichnungen und/oder Veröffentlichung der Veranstaltungen

Ausgewählte Formate, insbesondere Veranstaltungen, werden durch die durchführenden und verantwortlichen Institutionen ggf. aufgezeichnet und teilweise auch im Nachgang veröffentlicht und damit dauerhaft im Internet verfügbar gemacht.

Zweck ist hier die Dokumentation der Veranstaltung sowie die dauerhafte Zur-Verfügungstellung der Redebeiträge engagierter Referent*innen, der Beiträge aktiver Teilnehmer*innen sowie sonstiger Inhalte und Arbeitsergebnisse für die Teilnehmer*innen im Nachgang sowie für Menschen, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen konnten.

Unsere Mitveranstalter sind angehalten, Sie darauf hinzuweisen, wenn Aufzeichnungen der digitalen Formate erfolgen und Sie darüber aufzuklären, wofür diese Aufzeichnungen verwendet werden. Dies gilt insbesondere, wenn das Format live im Internet veröffentlicht (Stream) wird oder Aufnahmen und/oder Teile davon im Nachgang veröffentlicht werden sollen.

Sollten Sie für eine Aufzeichnung nicht zur Verfügung stehen wollen, so können Sie die im letzten Punkt dieser Erklärung benannten Möglichkeiten zu einer (Teil)Anonymisierung eigenständig nutzen. Alternativ können Sie auf einen Besuch des Formats verzichten und sich die Inhalte später in der Veröffentlichung oder zeitgleich in einem ggf. angebotenen Live-Stream anschauen.

Streaming

Eine Form der Aufzeichnung/Veröffentlichung kann das „Streaming“ eines Formats sein, also das zeitgleiche Veröffentlichen im Sinne einer Live-Sendung über entsprechende Plattformen. Hier gilt grundsätzlich das o.a. ebenfalls.

Für Streaming-Lösungen werden meist zusätzliche externe technische Plattformen genutzt, die Bild und Ton aus den Formaten übertragen und senden. Diese Plattformen haben jeweils eigene Datenschutzerklärungen, in denen sie über den Umgang mit den entsprechenden Daten informieren. Über die konkret für einen Stream genutzten Plattformen informieren Sie die einzelnen Durchführenden entsprechend; die Datenschutzerklärungen der gängigsten genutzten Plattformen finden Sie hier:

(Teil-)Anonyme Teilnahme an digitalen Formaten

Sie können die Bereitstellung eines Teils dieser Daten i.d.R. selbst steuern. So müssen Sie beispielsweise Ihr Kamerabild nicht teilen oder können sich mit Wortbeiträgen zurückhalten, wenn Sie diese Daten nicht einsehbar machen wollen.

Im Text-Chat fast aller genutzten Plattformen haben Sie außerdem die Möglichkeit, Nachrichten direkt an die Moderation oder einzelne Teilnehmer*innen (auch: Referent*innen) zu adressieren. Auf diese Weise erscheint Ihre Nachricht (z.B. eine inhaltliche Frage) nicht im Rahmen der Veranstaltung und ggf. ihrer Dokumentation. Wenn Sie auf diesem Wege angeben, dass Sie Ihre Frage anonym stellen möchten, kann die Moderation ihre Frage entsprechend vertraulich und ohne Nennung Ihres Namens in die Runde geben.

Die meisten technischen Plattformen bieten Ihnen außerdem die Möglichkeit, Ihren Namen zu ändern bzw. prüfen nicht, ob der angegebene Name korrekt ist. Im Rahmen einer ordentlichen Durchführbarkeit der Veranstaltungen (die Energietage sind ein Eventformat im professionellen Kontext mit dem Hauptzweck, untereinander zu netzwerken und gesellschaftliche Positionen auszutauschen) bitten wir Sie jedoch, unter Klarnamen zu agieren.