Ergänzung zur Datenschutzerklärung: Anmeldung in der Energietage-Community & Buchung von sowie Teilnahme an Events

Die folgenden Angaben ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung der Energietage um Informationen zum Umgang mit Ihren Daten im Rahmen der Anmeldung in der Energietage-Community sowie bei der Buchung von Event-Teilnahmen. Zu Ihren Rechten sowie zu Ansprechpartnern hinsichtlich unseres Datenschutzes schauen Sie bitte in der allgemeinen Datenschutzerklärung.

Stand: 23. März 2022

Community-Account / Ihr persönlicher Energietage-Login

Um sich an den Energietagen aktiv zu beteiligen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, einen sog. "Community-Account" auf www.energietage.de zu erstellen. Diesen Account können Sie ohne die Buchung von Events frei erstellen, um sich in der geschützten Community zu bewegen, sich mit anderen Mitgliedern zu vernetzen und frühzeitig über Aktionen und Events informiert zu werden.

Den Community-Account benötigen Sie außerdem zwingend, um Ihre Teilnahme an Events zu buchen, Ihre Buchung zu verwalten (z.B. Teilnahmen abzusagen) sowie Zugang zu Events zu erhalten. Mit der Buchung von Events über die Energietage-Plattformen wird Ihnen i.d.R. automatisch ein Community-Account erstellt.

Vergleichen Sie bitte auch unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen / Teilnahmebedingungen für die Teilnahme an der Energietage-Community sowie an Events.

Pflicht-Daten

Beim Erstellen eines Community-Accounts müssen Sie einige Daten wie beispielsweise Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse korrekt angeben, da diese Ihrer Identifizierung gegenüber anderen Teilnehmer:innen sowie bei der Teilnahme an Events auch zur Identifizierung durch die Mitveranstalterinnen (Event-Durchführende) dienen, beispielsweise auch zur Einlasskontrolle. Der Zweck der Datenverarbeitung dieser Daten ist der ordnungsgemäße Betrieb unserer Plattform und die Sicherstellung unserer Services für Sie (ordnungsgemäße Vertragserbringung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO), die ordnungsgemäße Durchführung von Events inkl. Einlasskontrollen sowie die ordnungsgemäße Dokumentation der Eventdurchführung beispielsweise auch gegenüber Fördermittelgeber:innen. Bitte beachten Sie diesbezüglich auch, dass die Energietage-Plattformen ein Service ausschließlich im B2B-Bereich sind und Endverbraucher:innen von einer Teilnahme ausgeschlossen sind.

Freiwillige Dateneingabe

Darüber hinaus können Sie bei der Anmeldung zur Community freiwillig weitere Daten angeben (Interessenprofil, Upload eines Profilbildes, persönliche Profil-Texte), die durch unsere Website anderen Community-Mitgliedern in Ihrem persönlichen Profil zur Verfügung gestellt werden. Auch können Sie beispielsweise Nachrichten an andere Community-Mitglieder schreiben, die unser System diesen dann an ihre E-Mail-Adressen zustellt. Sie können in Ihrem Profil selbst definieren, ob Sie "am Networking" teilnehmen — sollten Sie sich gegen diese Funktion entscheiden, dann sind Ihre Profildaten für andere Community-Mitglieder nicht einsehbar und Sie erscheinen beispielsweise auch nicht in Teilnehmer:innen-Listen von Events, können auf diese aber ebenfalls nicht selbst zugreifen.

Der Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist die Ermöglichung eines Networking untereinander über unsere Plattform — insbesondere im Rahmen von Events — und geschieht freiwillig mit Ihrer Einwilligung. Sie können diese Daten jederzeit selbstständig wieder aus dem System löschen, indem Sie nach dem Login im Community-Bereich auf Ihre Profileinstellungen gehen und dort entsprechende Felder leeren & speichern.

Account löschen

Sie können Ihren Account jederzeit zur Löschung vormerken oder unmittelbar löschen. Hierzu loggen Sie sich in Ihren Account unter www.energietage.de ein, klicken Sie auf das runde Symbol zur Verwaltung Ihres Profils / Einstellungen und scrollen Sie ganz nach unten. Dort folgen Sie den Schritten zur Account-Löschung, wobei Sie zwei Möglichkeiten haben:

  • "Vormerken zum Löschen": wir merken Ihren Account zur Löschung vor, Sie behalten allerdings noch Zugriff bis nach dem Ende des aktuellen Energietage-Kongresses, um ganz gewohnt Ihre Events zu besuchen und zu netzwerken. Sobald wir die Energietage erfolgreich durchgeführt haben und auch die (teils rechtlich notwendigen) Nachbereitungen fertig sind, löschen wir Ihren Account unwiderruflich von der Energietage-Plattform. Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie den Löschauftrag über Ihre Profil-Einstellungen auch jederzeit wieder zurücknehmen.
  • "Direkt löschen": hiermit löschen Sie ihren Account unmittelbar und sofort. Hiermit löschen Sie automatisch auch alle Event-Buchungen, die ggf. noch offen sind, und müssten sich bei weiterem Teilnahme-Wunsch neu zu diesen und der Energietage-Community anmelden. Wir können diese Löschung nicht zurücknehmen.

Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sich durch das Löschen des Community-Accounts nicht zwangsweise auch aus der Energietage-Mailing-Liste austragen. Hierzu ist ggf. ein gesonderter Klick auf den Abmelde-Link in jedem Mailing notwendig.

Cookies

Beim Login in den Community-Bereich sowie beim Buchen von Veranstaltungen (Ablegen in den Warenkorb) setzt unser System sog. Cookies (für Details vgl. Datenschutzerklärung), die Sie als legitime:n Inhaber:in des Energietage-Community-Accounts identifizieren, Sie eingeloggt lassen oder sich bis zum Buchungsabschluss die von Ihnen gewählten Events "merken". Der Zweck dieser Cookies ist, Ihnen die für die Nutzung des Community-Accounts, eine Event-Buchung und/oder einen Event-Besuch notwendigen Services überhaupt erst zur Verfügung stellen zu können und technisch zwingend notwendig.

Die Namen der entsprechenden Cookies sowie deren Gültigkeitsdauer finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung. Im Regelfalle löschen sich diese Cookies selbst nach Ihrem Logout aus der Community, nach dem Abschluss Ihrer Buchung oder nach einer durch uns vordefinierten Zeit.

Buchung von Events

Sie können Events buchen, indem Sie diese über die "Buchen"-Buttons bzw. die Warenkorb-Symbole in den Warenkorb der Website legen (vormerken) und dann den sog. Checkout-Prozess durchlaufen, indem Sie Ihre Buchung über den Warenkorb abschließen. Der Abschluss der Buchung entspricht dabei dem Anlegen eines Energietage-Community-Accounts, bei dem Sie ausgewählte persönliche Daten angeben müssen und weitere Daten freiwillig angeben können (s.o.).

Sofern Sie bei der Buchung bereits einen Community-Account besitzen, so werden Sie im Checkout-Prozess aufgefordert, sich einzuloggen — Ihre neuen Event-Buchungen werden Ihrer Event-Buchungs-Liste dann automatisch hinzugefügt. Sofern Sie während Ihrer Event- Buchungen bereits eingeloggt sind, können Sie die Events sogar ohne das Durchlaufen des Checkout-Prozesses hinzubuchen ("One-Klick-Lösung").

Durch die Buchung eines Events wird dieses in unserer Datenbank mit Ihrem Community-Account verknüpft. Ihre persönlichen Kerndaten (Namen, Institution, E-Mail-Adresse) werden hierbei in die Teilnahmelisten der Events geschrieben, welche durch die das jeweilige Event durchführende Mitveranstalterin der Energietage jederzeit abgerufen werden kann. Wir haben hierfür eine gemeinsame Verantwortlichkeit für den Umgang mit Ihren persönlichen Daten mit den entsprechenden Mitveranstalter:innen vereinbart und klargestellt, dass Ihre Daten ausschließlich zur Durchführung der ordnungsgemäßen Durchführung des Events genutzt werden dürfen (Zweck). Über die jeweilige Mitveranstalterin informiert unser Programm Sie bei der Buchung der Events durch Benennung der Institution — bitte konsultieren Sie die Datenschutzerklärungen auf der jeweiligen Homepage der Mitveranstalter:innen für weitere Fragen zu deren Umgang mit Ihren Daten sowie für Ansprechpartner:innen in Sachen Datenschutz.

Sofern Sie die Networking-Funktionalität Ihres Community-Accounts aktiviert haben (s.o.), können Sie außerdem andere Teilnehmer:innen in den entsprechenden Teilnehmer:innen-Listen der ebenfalls gebuchten Events finden und sich mit Ihnen vernetzen. Sollten Sie nicht in diesen Teilnehmer:innen-Listen sichtbar sein wollen, so müssen Sie die Networking-Funktionalität in Ihren Profil-Einstellungen deaktivieren. Loggen Sie sich hierzu mit Ihrem Community-Account ein und navigieren Sie über das Kreis-Symbol in Ihre Account-Einstellungen.

Besuch von Events

Ihr Besuch von Events in Präsenz ("Vor Ort")

Bei Besuch von Events vor Ort, also Präsenz-Veranstaltungen, werden Sie sich vor Ort an den Zugängen zur Event-Location und/oder den einzelnen Event-Flächen im Regelfalle ausweisen müssen, entweder durch das Ihnen im Vorlauf des Events zugestellte Online-Ticket, oder aber durch Vorlage eines identifizierenden Dokuments wie dem Personalausweis. Sollten Sie spontan und ohne vorherige Buchung eingelassen werden, so müssen Sie Ihre persönlichen Daten entsprechend vor Ort angeben / nachtragen, wir werden diese dann in unser Online-System überheben, wodurch Sie im o.a. Sinne ebenfalls einen Community-Account erhalten, ggf. mit entsprechenden Event-Buchungen. Wir vermerken außerdem in unseren Systemen, zu welchem Zeitpunkt Ihr "Check-In" vor Ort stattgefunden hat. Zweck dieser Datenerhebung- und Verarbeitung ist die ordungsgemäße Durchführung der Präsenz-Events, die Verhinderung von Missbrauch, die Aufrechterhaltung der Sicherheit aller Teilnehmer:innen (z.B. auch über die Limitierung von Raumkapazitäten oder die Durchsetzung von Hygiene-Konzepten) sowie die möglicherweise notwendige Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder auch die Abrechnung gegenüber (öffentlichen) Fördermittel-Geber:innen.

Sollten Sie persönliche Daten über die bloße Einlasskontrolle hinaus im Rahmen von weiteren Maßnahmen oder Events vor Ort mit Dritten teilen, beispielsweise durch Eintragung in zusätzliche Teilnahme- oder Mailinglisten etc., so stimmen Sie der entsprechenden Datenerhebung und -verarbeitung eigenverantwortlich und dem jeweils individuell definierten Zweck zu. Über die konkreten Zwecke der Datenerhebungen in diesem Sinne informiert Sie vor Ort (auf Nachfrage) die erhebende Stelle, gegenüber der Sie auch jederzeit (nachträglich) Widerspruch über die weitere Verarbeitung der Daten erklären können.

Ihr Besuch von digitalen Event-Formaten ("Webinar" o.ä.)

Um die Logindaten für digitale Events abrufen zu können (Webinar-Zugangsdaten), müssen Sie sich unter www.energietage.de in Ihren Community-Account einloggen. Unter "Meine Events" finden Sie die Zugangsdaten zu allen Events, die Sie gebucht haben.

In der Regel werden die digitalen Event-Formate der Energietage technisch über externe Webinar-Plattformen durchgeführt. Sollten Sie an einem Einzelevent teilnehmen, so werden Ihre persönlichen Daten je nach Plattform und entsprechender Konfigurationen dieser Plattform in unterschiedlichem Umfang verarbeitet.

Die Haupt- sowie die Einzelveranstalter der Energietage führen ihre Veranstaltungen jeweils in eigener Verantwortung durch und wählen auch die jeweilige technische Plattform hierfür eigenverantwortlich aus. Daten, die Sie bei der individuellen Anmeldung zu einer einzelnen digitalen Veranstaltung auf der entsprechenden Plattform (ggf. zusätzlich) angeben, werden damit der Plattformbetreiberin und auch der jeweiligen Veranstalterin des Formats bekannt. Sie werden nicht Teil des Datenbestands Ihres Community-Accounts.

Im Regelfalle erheben diese Plattformen bei der Nutzung Ihre Telemetriedaten (IP-Adresse, Zeitstempel, ggf. verwendete Software (z.B. Betriebssystem/Browser) und Hardware (z.B. Webcam, Mikrofon), Ihre zur Anmeldung eingegebenen persönlichen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse) und bei entsprechender Freigabe durch Sie Ihr Kamerabild, Ihren Ton, durch Sie getätigte Texteingaben (Chat) und durch Sie "geteilte" sonstige Inhalte (Desktop, Einzelanwendungen etc.).

Legitime Zwecke der Datenverarbeitung durch die Webinar-Plattformen sind die grundlegende Durchführbarkeit der digitalen Formate (ordnungsgemäße Vertragserbringung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO), also die Ermöglichung Ihrer interaktiven Teilnahme, sowie die Sicherung möglicher Rechtsansprüche der Veranstalter:innen und/oder der Energietage im Schadensfalle. Sollten Sie eine Speicherung dieser Daten nicht wollen, so können Sie ggf. nicht am Event teilnehmen oder sollten darauf verzichten, entsprechende Angaben im Rahmen der Eventdurchführung zu tätigen (z.B. keine Freigabe des eigenen Kamerabildes, keine Textbeiträge im Event-Chat o.ä.).

Sofern nichts anderes angegeben und zugesichert wird, sind alle auf den Energietagen zu besuchenden Einzelveranstaltungen sowie alle Events im Rahmenprogramm öffentliche Veranstaltungen. Sie unterliegen damit also beispielsweise auch einer Presseberichterstattung inkl. Videobild oder Eventfotografie.

Webinar-Plattformen

Im Folgenden wollen wir Ihnen kurz die durch uns und unsere Mitveranstalter hauptsächlich genutzten technischen Plattformen benennen und auf deren allgemeine Datenschutzerklärungen verweisen, in denen Sie jeweils Details zur Datenverarbeitung durch die entsprechenden Anbieter nachlesen können. Mit Klick auf den Namen/Link kommen Sie auf die externe Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

Bitte beachten Sie, dass die Angaben in Einzelfällen ein verallgemeinerndes Bild über die genutzten externen Webinar-Plattformen geben. Über die exakte Datenverarbeitung durch eine einzelne Plattform klären Sie die jeweiligen Datenschutzerklärungen der Plattformen auf. Dies sollte auch immer dann geschehen, sobald Sie eine entsprechende Plattform aufrufen, ein digitales Event auf einer solchen Plattform betreten oder die durch die Webinar-Plattformen bereitgestellten Apps auf Ihrem Rechner installieren.

Es ist unser Ziel, dass ein Großteil der Energietage-Events über die Webinar-Plattformen des Anbieters Zoom stattfinden:

In Einzelfällen können die von Ihnen besuchten Events aber auch auf weiteren Plattformen stattfinden.
Datenschutzerklärungen der gängigsten Plattformen:

Ein Sonderfall sind die – als besonders datenschutzfreundlich bekannten – Plattformen Jitsi und Big Blue Button sowie vergleichbare. Da diese Plattformen in der Regel auf eigenem Server gehostet werden (Open Source-Lösungen), können wir hier keine allgemeinen Datenschutzerklärungen verlinken. Bitte beachten Sie die entsprechenden Hinweise im jeweiligen digitalen Event. Eine Datenverarbeitung sollte hier im Regelfalle lediglich durch die jeweiligen Mitveranstalter und ggf. beauftragte Dienstleister für den technischen Betrieb (z.B. Hosting) erfolgen, nicht aber durch kommerzielle Webinar-Plattformen. Bitte fragen Sie ggf. direkt bei dem jeweiligen Mitveranstalter nach, der das entsprechende Event anbietet.

Aufzeichnungen und/oder Veröffentlichung (auch: Streaming) von Events

Ausgewählte Formate, insbesondere Events, werden durch die durchführenden und verantwortlichen Institutionen aufgezeichnet und teilweise auch im Nachgang veröffentlicht und damit zeitlich begrenzt oder dauerhaft über unterschiedliche Medien, vor allem auch im Internet, verfügbar gemacht.

Zweck der entsprechenden Datenverarbeitung, insbesondere von Bild-, Audio- und Filmmaterial ist hier die Dokumentation der Veranstaltung sowie die dauerhafte Zur-Verfügungstellung der Redebeiträge engagierter Referent:innen, der Beiträge aktiver Teilnehmer:innen sowie sonstiger Inhalte und Arbeitsergebnisse, um diese den Teilnehmer:innen sowie Menschen, die nicht teilnehmen konnten, im Nachgang zur Verfügung zu stellen oder darauf aufbauend weitere Arbeitsergebnisse herstellen zu können, für welche das Event eine Grundlage war.

Unsere Mitveranstalter:innen sind angehalten, Sie darauf hinzuweisen, wenn entsprechende Aufzeichnungen ihrer eigenen Formate erfolgen und Sie darüber aufzuklären, wofür diese Aufzeichnungen verwendet werden. Dies gilt insbesondere, wenn das Format live im Internet veröffentlicht wird (Streaming) oder Aufnahmen und/oder Teile davon im Nachgang veröffentlicht werden sollen.

Sollten Sie für eine Aufzeichnung nicht zur Verfügung stehen wollen, so haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Sie können auf den Besuch des Live-Events verzichten und sich die Inhalte im Live-Stream anschauen, sofern dieser angeboten wird.
  • Sie können auf den Besuch des Live-Events verzichten und sich die Inhalte in den nach der Verantstaltung eventuell angebotenen Rückblicken anschauen.
  • Bei digitalen Events: Sie können die im letzten Kapitel dieser Erklärung benannten Möglichkeiten zu einer (Teil-)Anonymisierung Ihrer Person selbstverantwortlich umsetzen. Das heißt allerdings, dass Sie ggf. auf Wort- und Bildbeiträge im Event verzichten müssen.

Streaming

Eine besondere Form der Veröffentlichung ist das „Live-Streaming“ eines Events, also das zeitgleiche Veröffentlichen (Live-Übertragung). Hier gilt grundsätzlich das oben dargelegte.

Für Streaming-Lösungen werden auf den Energietagen meist zusätzliche externe technische Plattformen genutzt, die Bild und Ton aus den Formaten übertragen und senden. Diese Plattformen haben jeweils eigene Datenschutzerklärungen, in denen Sie sich über den Umgang mit den entsprechenden Daten informieren können. Über die konkret für einen Stream genutzten Plattformen informieren Sie die Einzelveranstalter entsprechend; die Datenschutzerklärungen der gängigsten genutzten Plattformen finden Sie hier:


Service-Hinweis: maximale Anonymität in Webinaren selbst herstellen

Wenn Sie ein Webinar über eine entsprechende Plattform besuchen, dann können Sie die Bereitstellung eines Teils Ihrer persönlichen Daten i.d.R. selbst steuern. Wenn Sie möglichst anonym teilnehmen wollen, dann haben Sie beim Verbinden mit einer Webinar-Plattform folgende Möglichkeiten:

  • Lassen Sie Ihr Kamerabild ausgeschaltet, um Ihre Privatsphäre (Gesicht, Zimmer) zu wahren. Wir empfehlen Ihnen dies vor allem dann, wenn Sie Kinder unter 14 Jahren im Zimmer haben!
    Hinweis: in einigen Eventformaten ist erwünscht, dass Sie "Gesicht zeigen", beispielsweise kleinen Workshoprunden etc. Hier müssen Sie ggf. individuell Rücksprache mit der entsprechenden Veranstalterin halten.
  • Lassen Sie Ihr Mikrofon ausgeschaltet, wenn Sie Ihre Stimme nicht dokumentiert haben wollen.
  • Schreiben Sie keine Textnachrichten im Chat, wenn Sie Ihr geschriebenes Wort nicht dokumentiert haben wollen.
    Hinweis: es gibt oft die Möglichkeit, Fragen oder Wortbeiträge im Chat direkt an die Moderation zu senden. Wenn Sie dabei anonym bleiben wollen, weisen Sie im Rahmen Ihres Beitrags darauf gesondert hin.
  • Die meisten Webinar-Plattformen bieten Ihnen außerdem die Möglichkeit, Ihren Namen zu ändern bzw. prüfen nicht, ob der angegebene Name korrekt ist.
    Hinweis 1: Für die Anmeldung bei den Energietagen unter www.energietage.de müssen Sie aus rechtlichen Gründen wahrheitsgemäße Angaben machen.
    Hinweis 2: Im Rahmen einer ordentlichen Durchführbarkeit der Veranstaltungen (die Energietage sind ein Eventformat im professionellen Kontext mit dem Hauptzweck, untereinander zu netzwerken) bitten wir Sie jedoch, in Events unter Ihrem Klarnamen zu agieren.

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